Interní směrnice ubytovatele ohledně GDPR

https://sport.penzion.com/api/StaticFile/ImagesByIdNoWatermark/efda42f3-e6ca-4468-bb22-49b112fa3936.pdf

Podmínky zpracování osobních údajů

Použité pojmy:

Správce dat: Pension Sport, Vojtíškov 78, Malá Morava (dále „pension“)

Zákazník: Fyzická nebo právnická osoba využívající služby provozovatele

Nařízení: Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecné nařízení o ochraně osobních údajů

Obecná ustanovení

1. Předmětem těchto podmínek je zajištění zpracovávání osobních údajů zákazníků získaných v rámci obchodní činnosti pensionu a dále zakotvení povinnosti zachovávat mlčenlivost o těchto získaných informacích, a to v rozsahu a za podmínek stanovených těmito podmínkami.

2. Pension se v souladu s těmito podmínkami zavazuje zpracovávat osobní údaje zákazníků. Tyto podmínky jsou zhotoveny v rozsahu práv a povinností, které při zpracovávání osobních údajů podle předchozího odstavce vyplývají z příslušných právních předpisů, zejména nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů („Nařízení”).

Práva, povinnosti a mlčenlivost

1. Pension se zavazuje přijmout taková technická, personální a jiná potřebná opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.

2. V souvislosti s poskytováním ubytovacích služeb je pension povinen zpracovávat osobní údaje hostů. S těmito údaji pracují zejména:

   1. Majitel pensionu

   2. Recepční pensionu

   3. Účetní

3. Výše uvedení uživatelé byli poučeni o citlivosti osobních údajů. S osobními údaji hostů nakládají výhradně v rámci služeb poskytovaným pensionem. Pension ani zaměstnanci nepředávají osobní údaje hostů dalším subjektům. Dalšími zpracovateli osobních údajů hostů jsou:

   1. Hotelový systém Previo

   2. Společnost Booking.com

4. Podmínky zpracování a nakládání s osobními údaji hostů jsou upraveny ve zpracovatelské smlouvě mezi pensionem a daným zpracovatelem.

DPO, Pověřenec

1. Pověřencem pensionu je Ing. Martin Zajaroš (pension.vojtiskov@quick.cz). Pension zajistil pověřenci školení potřebné s vykonáváním funkce pověřence v souladu s Nařízením.

informace o zákaznících

1. Pension má zákonnou povinnost uchovávat o svých hostech některé osobní údaje, a to zejména jméno, příjmení, datum narození, adresa a doba ubytování, číslo a typ dokladu, případné vízum, účel pobytu. Tato povinnost se řídí Zákonem o pobytu cizinců na území ČR (326/1999) a Zákonem o místních poplatcích (565/1990). Dle těchto právních předpisů je pension povinen uchovávat osobní údaje o zákaznících po dobu 6 let.

2. Zákazník má kdykoli právo požádat pension o přehled svých osobních údajů. Tyto informace jsou uchovávány v kartě hosta v hotelovém systému, v domovní knize a evidenční knize, které jsou v tištěné podobě uschovány v uzamčené místnosti. V případě žádosti o výmaz osobních údajů pension smaže kartu hosta a skartuje domovní a evidenční knihu. Výše uvedeným zákonům však pension musí dostát. Vyjmenované osobní údaje mohou být smazány až po uplynutí zákonné lhůty.

Technické a organizační zabezpečení ochrany osobních údajů

1. Pension se zavazuje, že technicky a organizačně zabezpečí ochranu zpracovávaných osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití a aby byly personálně a organizačně nepřetržitě po dobu zpracovávání údajů zabezpečeny veškeré povinnosti správce osobních údajů, vyplývající z právních předpisů, zejména Nařízení.

2. Pension se zavazuje, že zpracovávání údajů bude zabezpečeno zejména následujícím způsobem:

1. k osobním údajům budou mít přístup pouze oprávněné osoby pensionu, které budou mít pensionem stanoveny podmínky a rozsah zpracování údajů a každá taková osoba bude přistupovat k osobním údajům pod svým jednoznačným identifikátorem;

2. osobní údaje budou zpracovávány v prostorách pensionu, do nichž budou mít přístup pouze oprávněné osoby nebo jeho dodavatelé (subdodavatelé), vázaní stejnými povinnostmi;

3. Pension zabrání neoprávněnému čtení, vytváření, kopírování, přenosu, úpravě či vymazání záznamů obsahujících osobní údaje;

4. učiní opatření, která umožní určit a ověřit, komu byly osobní údaje předány, kým byly zpracovány, pozměněny nebo smazány.

3. Pension se zavazuje prostřednictvím vlastních vnitřních předpisů případně zvláštních smluvních ujednání zajistit, že jeho zaměstnanci a jiné osoby, které budou zpracovávat osobní údaje, tak budou činit pouze za podmínek a v rozsahu pensionem stanoveném a odpovídajícím pokynům pensionu. Zejména bude sám (a závazně uloží i těmto uvedeným osobám) zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů, a to i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací u pensionu.

Více o GDPR